一、目的：
規(guī)范公司合同檔案的管理，避免失誤，提高經濟效益，保證定單的有效運作及帳款的回收。
二、適用范圍：
公司合同的管理
三、相關職責：
業(yè)務科負責合同檔案的管理
四、工作內容及要求：
業(yè)務員應充分了解客戶并對客戶的信譽度做出準確評估；
業(yè)務員依據具體項目要求擬定詳盡規(guī)范的合同及相關合同附件內容；
業(yè)務副總對業(yè)務員預簽的合同予以審定并組織評審，應嚴格按照《合同法》及公司的管理規(guī)定對符合的合同予以批復，并監(jiān)督業(yè)務員針對合同具體條款在合同期的正常履約；
合同簽訂后應及時對合同進行歸檔。其中包括合同的文檔歸類及合同電子文檔的保存，以及合同的報價明細表；
如合同（工藝）發(fā)生變更或出現(xiàn)生產事故，在應收帳統(tǒng)計時應有所體現(xiàn)。業(yè)務在進行應收帳統(tǒng)計工作時，應嚴格遵守應收帳款管理規(guī)定。事故單的處理應填寫《事故報告》；
客戶回款后應及時把現(xiàn)金支票及相關憑證交到財務科.協(xié)助財務科進行合同結算工作的進行.并在應收帳款中及時對已結算的應收款進行銷帳，并及時處理發(fā)票事宜。
五、相關制度：
1.合同簽訂的基本要求：
1.1 業(yè)務員簽訂合同必須使用公司的合同范本文件；客戶有特殊需要的，提交業(yè)務副總審批或公司法律顧問審閱方可使用；
1.2 在簽訂合同前，業(yè)務員需嚴格按照相關流程規(guī)定自覺做好工藝及價格評審工作；
1.3 簽訂前，應綜合考慮公司執(zhí)行合同的能力、原材料的價格趨勢和合同標的物生產周期及制作、交付過程的全部細節(jié)，盡可能留有余地的確保合同的履約，確保公司的信譽；
1.4 合同的變更需另作補充協(xié)議，變更說明，不得在原文件（或作業(yè)單）上更改；
1.5 所有合同簽訂前必須經過審批程序，審批過的合同方可開具生產作業(yè)單進入生產環(huán)節(jié)。
2.合同簽訂的權限：
2.1 業(yè)務員可簽訂不低于報價標準的合同，低于報價標準的合同應及時請示業(yè)務副總；
2.2 合同金額在10-30萬元需由業(yè)務副總簽字；
2.3 合同金額超過30萬元需由總經理簽字；
2.4 各級管理者應認真審核每項明細并及時處理解決合同中的問題。
3. 合同存檔管理：
3.1 簽訂合同需一式三份：業(yè)務員一份、業(yè)務副總備案一份、客戶一份；
3.2 合同結算后，仍需保存一年，一年后可自行銷毀，合同電子版需永久留存刻盤備案；
3.3 合同編號必須以計財部核發(fā)的號碼編寫，作業(yè)單使用合同號碼；
3.4 合同編號規(guī)則：每月從第一單起始，發(fā)生合同數(shù)量即為每月最后一個合同號碼
例：07年6月共簽訂26單合同 ，合同編號自 CY 07-06-001至 CY 07-06-026
4. 營業(yè)員與客戶簽定合同后，應根據不同業(yè)務的具體要求，相應對設計、制作、印刷等各生產部門開具生產作業(yè)單，并具體負責協(xié)助管理此項業(yè)務，如在工作過程中遇到困難要及時向上及部門反映，以便及時解決問題，切忌私做主張輕
率決定。
六、工作程序與標準：
1. 簽訂合司雙方的信譽度評估
與客戶正式簽訂合同是合同管理的基礎,在與客戶簽訂合同時務必做到嚴謹、規(guī)范。應以《合同管理制度》作為簽訂合同的依據。
2. 合同的擬定與提案
業(yè)務員與客戶溝通后，商定合同事宜，其主要包括以下方面內容：
2.1合同所涉及的定單工藝要求，安全生產周期、付款方式；
2.2 簽訂雙方的履約責任；
2.3 簽訂訂單的質量要求；
2.4 合同所涉及的交貨事宜；
2.5 合同所涉及的雙方違約責任。
3. 合同的審定：
與客戶簽定合同前，合同必須由銷售主管審定后方可簽訂。如遇特殊項目還需報公司上級領導批示。合同的審定內容包括以下幾個方面：
3.1 定單的工藝審定：
根據定單的直接業(yè)務員提供的客戶信息，審定定單的耗材及工藝技術參數(shù)的可行性。
3.2 定單的價格及付款方式的審定：
3.2.1 根據實際可行工藝方案對報價做合理評定；
3.2.2 根據相關業(yè)務員提供的客戶方資質資料信息對客戶方的付款方式評定。
3.3 定單的生產周期審定：
正確合理評核生產周期，保證定單合同的順利履約。
4. 合同正式簽訂：
合同正式簽訂由雙方法定代表人直接簽署或由法定代表人指定代表人簽署,并加
蓋雙方合同專用章。
5. 合同備案流程
業(yè)務員在簽訂承印合同后應將合同文件及相關材料備案到相關部門，具體如下：
5.1 業(yè)務員需將合同單原件，客戶方營業(yè)執(zhí)照復印件，客戶信息文件（包含客戶方地址，電話，聯(lián)系人，開戶行帳戶等）上交財務部門，由財務部門建檔備案；
5.2 業(yè)務員需將合同單的準印文件（包含新聞出版部門下發(fā)的委印單，工商部門下發(fā)的印刷許可證等）上交行政部門，由行政部門核準建檔備案；
5.3 業(yè)務員本人也應對其所發(fā)生的承印合同的所有文件信息自建檔備案，以便查詢結算，包括合同文本（含變更項）、報價明細、客戶收貨清單、準印文件、給客戶開具發(fā)票的簽收單、客戶的發(fā)貨通知單等。
6. 合同統(tǒng)計流程
所有進入生產環(huán)節(jié)的合同都需要進行合同統(tǒng)計，具體如下：
6.1 業(yè)務部門統(tǒng)計
業(yè)務員應將自己所有簽訂的合同單進行統(tǒng)計匯總，方便查詢核對。對發(fā)生生產變更及特殊款項的合同單及時辦理相應手續(xù)，上交財務部門核準處理。
6.2 財務部門統(tǒng)計
財務部門應對業(yè)務員上交的每單合同進行價格核準，對發(fā)生變更或特殊款項核實后及時處理。對于不符合公司價格體系的合同單在業(yè)務員未做出合理解釋前不予統(tǒng)計，業(yè)務部門應在合同統(tǒng)計后及時督促業(yè)務科合同結算及相關事宜。
6.3 生產部門統(tǒng)計
生產部門應針對所有流入生產的合同單首先檢閱是否經過審核流程，未經審核工單應不予安排生產，返還業(yè)務部門，然后進行統(tǒng)計，及時與業(yè)務部門溝通生產進度及產品品質問題。及時與財務部門核對材料成本等事項，一旦發(fā)現(xiàn)異常應立即予以通知。完工交貨后，應將收貨單及時返還業(yè)務科予以記錄。
7. 合同結算流程
7.1 業(yè)務員應及時按照合同簽訂情況和合同統(tǒng)計結果進行合同結算；
7.2 財務部門應按合同單簽訂情況及時督促和業(yè)務員進行合同結算；
7.3 如不能及時進行合同結算，或不能夠履行合同約定，業(yè)務員應及時上報財務部門和上級領導；
7.4 合同結算后應由財務科在合同單上加蓋“已結款”銷賬章。
